AUTOMATIZA TU NEGOCIO
La mayoría de las tareas administrativas de tu negocio pueden automatizarse, reduciendo tiempos, errores y trabajo manual.
Te mostramos algunos ejemplos.
Si no encuentras el proceso que necesitas, solicita información y lo analizamos contigo.
Procesar automáticamente las facturas que llegan por correo electrónico
Esta automatización se encarga de procesar automáticamente las facturas que llegan por correo electrónico, evitando tareas manuales y ahorrando tiempo.
- Recepción del correo
Cuando llega un correo a Gmail con un archivo adjunto (por ejemplo, una factura en PDF).- Guardado automático del archivo
El archivo adjunto se guarda de forma automática en una carpeta específica llamada “Factura”, sin que el usuario tenga que hacer nada.- Lectura de la factura
El sistema abre el archivo y lee la información importante de la factura (como número de factura, fecha, proveedor, importe, etc.).- Extracción y validación de datos
La información se revisa y se procesa (pasando por una pantalla de control o “screen”) para asegurar que los datos estén correctamente identificados.- Registro en una hoja de cálculo
Finalmente, los datos extraídos se envían y se guardan automáticamente en una hoja de cálculo (Google Sheets), donde quedan organizados y listos para su consulta, control o análisis.
Consolidación bancaria automática
Como continuación de la automatización anterior, la información de las facturas ya se encuentra organizada en una hoja de cálculo, sin intervención manual.
A partir de esos datos, la automatización realiza el siguiente proceso:
- Uso de la hoja de cálculo existente
La automatización toma la información ya cargada en la hoja de cálculo (fechas, proveedores, importes, referencias, etc.) generada en el flujo anterior. - Carga de movimientos bancarios
Se incorporan los movimientos del banco (extractos o registros bancarios) para poder compararlos con las facturas registradas. - Revisión y comparación automática
El sistema compara automáticamente los datos de las facturas con los movimientos bancarios, buscando coincidencias por importe, fecha y otros criterios definidos. - Conciliación bancaria
Cuando se encuentra una coincidencia, el movimiento se marca como conciliado, indicando que la factura ya fue correctamente pagada y registrada. - Generación del historial conciliado
El resultado final es un historial de conciliación bancaria, claro y ordenado, donde se puede ver qué movimientos están conciliados y cuáles quedan pendientes.
Extracción y monitoreo automático de productos en webs
Esta automatización permite extraer información de productos desde una página web y monitorearla de forma continua, sin necesidad de revisiones manuales.
- Detección de productos en la web
La automatización accede a una o varias páginas web donde se publican productos (por ejemplo, tiendas online o catálogos digitales). - Extracción automática de información
El sistema extrae automáticamente los datos relevantes de cada producto, como:- Nombre del producto
- Precio
- Disponibilidad
- Calificación u otros datos visibles en la web
- Procesamiento y organización de los datos
La información extraída se procesa y se organiza de forma estructurada, permitiendo su análisis y comparación a lo largo del tiempo. - Monitoreo continuo
La automatización revisa la web de forma periódica para detectar cambios, como:- Variaciones de precio
- Cambios de stock
- Nuevos productos o productos eliminados
- Visualización y control
Los datos se muestran en un panel o sistema de control, donde el usuario puede ver el estado actualizado de los productos y tomar decisiones de forma rápida.
Automatización con chatbots inteligentes
Esta automatización permite atender a clientes y usuarios de forma automática e inmediata, a través de canales como web, móvil o mensajería, resolviendo preguntas frecuentes y ejecutando acciones sin intervención humana.
- Interacción del usuario
El usuario inicia la conversación desde la web o un canal digital (por ejemplo, un chat en la página). - Análisis del mensaje
El chatbot interpreta lo que el usuario necesita (consulta, soporte, compra, información, etc.) y reconoce su intención. - Respuesta automática
El sistema responde al instante con información clara y guiada, mejorando la experiencia del cliente y reduciendo tiempos de espera. - Ejecución de acciones
Según el tipo de solicitud, el chatbot puede realizar acciones como:- Registrar datos del usuario (nombre, email, pedido)
- Crear solicitudes o tickets de soporte
- Agendar una cita o solicitud
- Redirigir a un agente humano si hace falta
- Seguimiento y registro
Toda la conversación queda registrada para control y seguimiento, y puede integrarse con un CRM o sistema interno para mejorar la gestión comercial y de atención.
Registro automático de leads
Esta automatización se encarga de capturar y organizar automáticamente los contactos interesados que llegan desde la web u otros canales digitales, sin necesidad de gestión manual.
- Formulario web
El usuario completa un formulario en la página web con sus datos (nombre, email, teléfono u otra información). - Captura y almacenamiento de datos
La información enviada se captura automáticamente y se guarda de forma segura y estructurada. - Registro en CRM o hoja de cálculo
Los datos del contacto se registran automáticamente en un CRM o en una hoja de cálculo, quedando listos para su seguimiento comercial. - Envío de email automático
El sistema envía un correo de bienvenida o confirmación al nuevo contacto, mejorando la experiencia desde el primer momento.
Control automático de pagos y vencimientos
Esta automatización permite controlar facturas, pagos y fechas de vencimiento de forma automática, evitando retrasos, olvidos y seguimientos manuales.
- Registro del estado de facturas
La automatización toma la información de facturas y pagos desde una hoja de cálculo o sistema interno, incluyendo proveedor, fecha de vencimiento e importe. - Detección de vencimientos
El sistema revisa las fechas de manera automática y detecta:- Facturas próximas a vencer
- Facturas vencidas
- Avisos automáticos
Cuando una factura está por vencer o ya venció, se envían avisos automáticos por email u otro canal definido, evitando retrasos en los pagos. - Seguimiento automático
La automatización realiza el seguimiento del estado de cada factura, registrando recordatorios y manteniendo el control sin intervención manual. - Actualización de pagos
Una vez que el pago se realiza, el sistema actualiza automáticamente el estado de la factura, marcándola como pagada y manteniendo la información siempre al día.
Publicación automática de contenido
Esta automatización permite publicar y actualizar contenido de forma automática en distintos canales digitales, sin necesidad de hacerlo manualmente uno por uno.
- Actualización de la información
El contenido (productos, precios, descripciones, promociones o publicaciones) se gestiona desde una hoja de cálculo o sistema centralizado. - Publicación automática
Cada vez que se actualiza la información, la automatización publica el contenido de forma automática en los canales definidos, como:- Página web
- Tienda online
- Redes sociales
- Contenido publicado en canales digitales
El contenido se publica de manera consistente y sin errores, manteniendo la información sincronizada en todos los canales. - Monitoreo del contenido
El sistema permite revisar el estado del contenido publicado y monitorear su rendimiento, como visualizaciones o interacciones.
Clasificación automática de documentos
Esta automatización permite leer, clasificar y organizar documentos de forma automática, eliminando la necesidad de revisar y ordenar archivos manualmente.
- Recepción de documentos
Los documentos ingresan al sistema desde distintas fuentes, como correos electrónicos, carpetas compartidas o cargas manuales (facturas, contratos, recibos, etc.). - Lectura automática del contenido
El sistema analiza el contenido del documento y detecta automáticamente su tipo y la información relevante. - Clasificación del documento
Cada archivo se clasifica según su categoría, por ejemplo:- Facturas
- Contratos
- Recibos
- Otros documentos administrativos
- Organización automática
Los documentos se guardan automáticamente en la carpeta o ubicación correspondiente, manteniendo un orden claro y consistente. - Control y consulta
Los documentos quedan disponibles para su consulta, con una estructura organizada que facilita la búsqueda y el control.
BIOMEXE
EJEMPLO DE EMPRESA AUTOMATIZADA
Los datos son ficticios, pero podréis ver como una empresa se automatiza con IA